Как унифицированные коммуникации облегчают работу HR

⏱ 5 минут полезного чтения

Как применяются UC-решения в работе с персоналом

Унифицированные коммуникации набирают всё большую популярность у представителей российского бизнеса. В разрезе процессов управления персонала они позволяют упростить и ускорить работу подразделения. Например, HR-специалисты используют в работе все инструменты коммуникации: корпоративную почту, видеоконференцсвязь и телефонию, мессенджеры — обычно это 3–4 разрозненных сервиса от разных поставщиков, не синхронизированных между собой, что порождает путаницу в коммуникациях. Корпоративные UC-решения позволяют устранить эту проблему.

Помимо этого, UC упрощает процесс онбординга — адаптации нового сотрудника к месту работы, коллективу, культуре компании, способствует быстрому знакомству с командой, помогает разобраться в процессах и в результате — снизить уровень стресса от смены места работы и получить удовольствие от эффективного выполнения задач. С помощью UC каждый новый сотрудник вне зависимости от места работы (в офисе или удалённо) получает всю необходимую информацию о компании, свои должностные обязанности, планы на время испытательного срока, а также может пройти анкетирование по завершении адаптации и дать обратную связь об эффективности процесса.

Ещё один формат использования UC в процессах управления персоналом — в качестве замены внутреннего корпоративного портала. Например, чат-бот в корпоративном мессенджере может предоставить по запросу сотрудника график отпусков, уставные документы компании и должностные инструкции, образцы официальных писем и заявлений, а также другую информацию из сетевого или облачного хранилища организации. Таким образом, HR-специалистов реже отвлекают от основных задач аналогичными рутинными запросами.

Унифицированные коммуникации в несколько раз ускоряют процесс взаимодействия в коллективе. Например, если нужен сотрудник, но он не на месте и у него нет корпоративной почты на телефоне или не настроены уведомления о получении письма, с помощью UC-системы можно использовать различные каналы, чтобы «достучаться» до него: позвонить, если не возьмёт трубку — написать короткое сообщение. Также такие решения позволяют проводить опросы внутри компании, при этом голосование с помощью корпоративных коммуникаций может быть как конфиденциальным, так и неконфиденциальным. Дополнительные преимущества средств UC-решений:

• возможность делать рассылки по компании, например, новостные или поздравительные. Иногда в больших компаниях для этого используют SMS, что неоправданно дорого;
• наличие встроенного модуля ВКС позволяет проводить внутреннее обучение и вебинары, а также планёрки, онлайн-переговоры и корпоративные мероприятия.

При подборе персонала унифицированные коммуникации тоже полезны, так как позволяют проводить видеособеседования без использования сторонних сервисов: ссылка на встречу после создания направляется соискателю. Если количество собеседований в день зашкаливает, в UC есть почта и календарь, где можно зафиксировать все встречи с кандидатами и получать напоминания, так как вся информация собрана в «едином окне» и синхронизирована.

Преимущества российских UC-решений

Большинство общедоступных мессенджеров, которые использует бизнес для коммуникации, разработаны за рубежом, там же хранится на серверах и вся история переписки, обмена файлами. С учётом геополитической нестабильности западные вендоры могут наложить «вето» на использование своих продуктов, не говоря об использовании корпоративной информации в корыстных целях. Таким образом, использование открытых чатов для подбора персонала, его обучения, передачи служебных документов и рассылки корпоративных новостей чревато потерей критически важной информации, а также ростом расходов на устранение последствий — в частности, репутационных рисков компании в качестве работодателя. Предупредить ущерб позволит корпоративный мессенджер — один из компонентов UC: в нём не используются персональные данные пользователей, для регистрации и авторизации требуется только информация из Active Directory.

Основное отличие корпоративных UC-инструментов — установка на сетевую и серверную инфраструктуру заказчика, куда собирается вся передаваемая между сотрудниками и соискателями информация, что защищает её от утечек. Например, решение нашей компании легко интегрируется с различными DLP-решениями, что существенно повышает защищённость компании. Алгоритм обеспечения безопасности прост: создаётся незаметная пользователю задержка при отправке файла или сообщения, в течение которой DLP-система проверяет передаваемые данные на конфиденциальность, после чего одобряет или блокирует передачу.

Немаловажен и тот факт, что, помимо базовых сервисов, которые предлагают публичные решения, корпоративные продукты, как правило, обладают и дополнительными функциями, например, корпоративный мессенджер можно интегрировать с существующими телекоммуникационными и информационными системами предприятия (IP-АТС, почтовый сервер, СКУД и др.), тем самым повысив эффективность и скорость корпоративных коммуникаций. Например, наш продукт часто выступает в роли первого модуля в процессе развёртывания полноценной системы унифицированных коммуникаций на предприятии.

Развитие унифицированных коммуникаций в 2023 году

За счёт того, что отечественные разработчики цифровых продуктов, в том числе и в нише UC-систем, более гибкие и готовы дорабатывать свои решения под нужды бизнеса, уже сейчас на них наблюдается повышенный спрос. За 9 месяцев 2022 года на отечественное программное обеспечение пришлось 52,5% закупок в рамках федеральных законов №44-ФЗ и №223-ФЗ. Их общий объём составил 127,3 миллиарда рублей. Доля зарубежного ПО продолжит уменьшаться и в 2023 году.

В текущем году глобальный рынок UC-технологий будет продолжать наращивать объёмы и к концу 2026 года составит 66 миллиардов долларов. В России стимулом роста рынка отечественных решений для корпоративных коммуникаций станет политика государства в области импортозамещения. Так, в 2022 году компании госсектора уже обязали перейти на российские мессенджеры и ВКС, что стало драйвером трёхкратного увеличения спроса на них. В среднесрочной перспективе эта тенденция сохранится не только для чиновников, но и для представителей бизнеса.

На сегодняшний день в России присутствует здоровая конкуренция, а это значит, что внутренний рынок будет развиваться быстрыми темпами и всё больше полезных инструментов отечественные разработчики смогут предложить бизнесу. При этом UC-технологии по-прежнему останутся наиболее эффективным инструментом в работе HR-специалистов, в том числе при подборе персонала, его обучении и взаимодействии между сотрудниками. Автоматизация HR-процессов при помощи UC позволяет оптимизировать работу отдела персонала и расходы бизнеса.